7 Belangrijke stappen voor de aanschaf van een voertuigvolgsysteem

We hoeven u niet meer te overtuigen van de vele voordelen van een voertuigvolgsysteem. Het liefst gaat u er direct mee aan de slag. Toch zijn er een aantal belangrijke stappen om rekening mee te houden voor u een voertuigvolgsysteem aanschaft. Lees vooral verder om de beste keuze te maken en hoe u intern draagvlak creëert voor de nieuwe werkwijze. 

Wat is in essentie een voertuigvolgsysteem?

Een voertuigvolgsysteem geeft u en uw wagenparkbeheerder inzicht in de locatie en route van alle zakelijke voertuigen. Ook houdt het systeem bij hoeveel zakelijke en privékilometers worden afgelegd. Zo heeft u op ieder moment een actueel overzicht voor alle gemaakte ritten. 

Niet alleen biedt dit de mogelijkheid om uw wagenpark efficiënter in te richten, de veiligheid te vergroten en op de kosten te besparen, het voldoet ook aan de eisen van de Belastingdienst. Een voertuigvolgsysteem zorgt dat u weer in control bent over uw wagenpark. Tenminste wanneer u zich voorbereidt met onderstaande 7 stappen.

Stap 1: Wat is het doel van het voertuigvolgsysteem

Het stellen van concrete doelen helpt bij de keuze van een voertuigvolgsysteem. Zo weet u namelijk meteen welke features en mogelijkheden niet mogen ontbreken. De belangrijke vraag is welke statistieken u wilt meten. Denk aan gemiddeld afgelegde afstand, brandstofkosten of inzicht in onveilig rijgedrag.

Stap 2: Vooronderzoek

Nu u weet wat het doel is van het voertuigvolgsysteem is het belangrijk om verschillende leveranciers naast elkaar te leggen. Zorg dat een leverancier voldoet aan:

• Een passende oplossing biedt en uw bedrijf begrijpt 

• Het systeem betrouwbaar en gebruiksvriendelijk is

• Goede service levert

• Financieel gezond bedrijf is 

• U meerdere referenties en gebruikservaringen geeft 

Stap 3: Demo aanvragen

Geen betere manier om zicht te krijgen in de mogelijkheden van een voertuigvolgsysteem dan door het volgen van een demo. Geef van tevoren aan welke elementen voor uw bedrijf van belang zijn, zodat deze ook aan bod komen. Denk aan dashboards, rapportages, live kaarten, alerts en hoe u in het systeem routes terug ziet. 

Stap 4: Draagvlak creëren

U kunt een prachtig systeem aanschaffen, maar uiteindelijk moeten uw medewerkers hiermee aan de slag gaan. Zorg dat u ze op tijd meeneemt in het proces. Laat na de demo de voordelen en toegevoegde waarde zien aan het management, wagenparkbeheerders en chauffeurs. Het moet het werk makkelijker, leuker en efficiënter maken. 

Biedt trainingen aan en coach al uw medewerkers om zo goed mogelijk met het systeem te werken. Zo krijgen ze meteen inzicht waar ze het voor moeten gebruiken en wat ze eventueel missen.

Stap 5: Plannen van de installatie

De kogel is door de kerk. Tijd voor de inventarisatie van alle zakelijke voertuigen waar een voertuigvolgsysteem wordt geïnstalleerd. Wanneer de aantallen bekend zijn, kunt u het beste moment voor de installatie kiezen om vertragingen te voorkomen. Het is belangrijk om tijdens dit proces continu te blijven communiceren met uw medewerkers. 

Stap 6: Contacteer uw verzekeringsmaatschappij

Wist u dat sommige verzekeringsmaatschappijen bereid zijn om de kosten van uw dekking te verlagen wanneer u uw zakelijke voertuigen voorziet van een voertuigvolgsysteem? Altijd de moeite waard om dit voor de zekerheid te checken.

Stap 7: Behoud focus op uw klanten

De verschillen zijn niet alleen intern, maar ook extern te voelen. Met name in de installatiefase is het belangrijk om de klanten op de hoogte te stellen welke stappen u neemt voor het verlenen van een optimale service. Verwachtingsmanagement is key. 

De juiste leverancier neemt u mee in deze stappen en geeft aan waar u op moet letten. Zo weet u zeker dat u een soepele overstap maakt naar het beste voertuigvolgsysteem.